Sparschwein

 

Kassenführung ist kein Hexenwerk

Geschrieben am 14.10.2018 von Heike Fohrmann, HF Unternehmerberatung

Meines Erachtens ist der einfachste Weg zu einer absolut problemlosen Kassenführung, dass man jede Ausgabe oder Einnahme sofort im Kassenbuch notiert und den Beleg abheftet.

Die wenigsten meiner Kunden sind tatsächlich zur Kassenführung verpflichtet, jeder Selbstständige tätigt aber eben auch Barausgaben, erhält manchmal sogar Barzahlungen von Kunden. Wenn keine Kassenpflicht besteht, können solche Einnahmen und Ausgaben auch über ein buchhalterisches Verrechnungskonto verbucht werden. Wer sich aber freiwillig dafür entscheidet, eine Kasse zu führen, der sollte zwei Dinge beherzigen:

  • Kein Kasseneintrag ohne Beleg bzw. keine Geldentnahme aus der Kasse, ohne den Betrag ins Kassenbuch einzutragen und den Beleg abzuheften

  • Die Kasse darf und kann niemals im Minus stehen!

Ob das Kassenbuch z.B. in Form einer Excel-Datei geführt wird oder man mit einem Formularbuch oder selbst erstellten Formularblättern/-dateien arbeitet, ist jedem selbst überlassen. Sofern man nicht gesetzlich zur Kassenführung verpflichtet ist, kann man das für sich entscheiden, so wie es am besten zur Person und zu den Abläufen passt. Spätestens wenn das Buchhaltungsbüro oder die Steuerkanzlei die Buchhaltungsunterlagen verarbeiten zeigt sich, ob alles komplett war.

In der Praxis führt das Verbuchen der in die Kasse eingetragenen Belege leider immer wieder zu einem negativen Kassenbestand. Eine Kasse kann uns aber nicht, wie die Bank, einen Überziehungskredit einräumen. Sie ist eher wie ein Sparschwein. Wenn man alles Geld herausgenommen hat, ist es leer. Ein Minus im Sparschwein gibt es nicht und Buchhaltungsprogramme meckern daher zu Recht, wenn die Kasse buchhalterisch ins Minus geht. Bei einer möglichen Prüfung macht sich das dann auch nicht gut.

Also bitte immer darauf achten, rechtzeitig Geld vom Geschäftskonto bar abzuheben und in die Kasse zu legen, damit eine Ausgabe auch direkt aus der Kasse genommen werden kann.

Viel Erfolg!