Bewirtung Essen

Tipps zum Ausfüllen von Bewirtungsbelegen

Geschrieben am 29.9.2018 von Heike Fohrmann, HF Unternehmerberatung

Bewirtungsbelege werden häufig schlecht bis gar nicht ausgefüllt. Dabei sind bestimmte Angaben Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten. Immerhin sind 70% abzugsfähig, während 30% aber als „Privatanteil“ als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben gebucht werden müssen.

Die Pflichtangaben zu einem Bewirtungsbeleg sind:

  • Ort und Datum der Bewirtung
  • Name und Anschrift des Restaurants/der Gaststätte
  • Bewirtete Personen, und zwar einschließlich der eigenen Person
  • Anlass der Bewirtung, also z.B. „Gespräch über das Existenzgründungsvorhaben“ oder „Besprechung der Jahresplanung für 2019“ oder auch „Gespräch über die mögliche Übernahme eines Auftrags“
  • Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld)
  • Ort und Datum zur Ausfüllen des Beleges (auch wenn es dem Datum der Bewirtung entspricht)
  • Unterschrift

Diese Angaben genügen, sofern die Bewirtungsrechnung unterhalb € 250 liegt und damit eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ist (diese Grenze gilt seit dem 1.1.2017). Oberhalb von € 250 bedarf es zusätzlich folgender Informationen:

  • Name und Anschrift des Unternehmers (des Bewirtenden)
  • Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag in Euro – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants/der Gaststätte

In meinen Augen ist die beste Vorgehensweise wie folgt:

  • Besorgt Euch einen A5-Block mit Bewirtungsbeleg-Formularen oder ein entsprechendes Formular-Download, um es ausdrucken zu können.
  • Sofern es sich um einen Thermobeleg handelt, legt ihn direkt auf den Kopierer, und zwar zusammen mit dem Formular und tackert den Original-Beleg auf die Kopie. Füllt nun auf der Kopie den Beleg entsprechend der o.g. Punkte komplett aus
  • Sofern es sich um einen Papierbeleg handelt, enthält dieser häufig schon das Formular und kann direkt ausgefüllt werden. Ansonsten kann dieser Papierbeleg auf ein Original-Formular getackert und das dann ausgefüllt werden.
  • Gleich am nächsten Tag ausfüllen ist die beste Lösung, denn es spart die Zeit, später wieder im Kalender zu suchen, mit wem und aus welchem Anlass man essen war.